Faktura mall: ladda ner gratis fakturamall i PDF, Word och Excel

Faktura mall är ett färdigt dokument med alla obligatoriska fält fördefinierade. Du fyller i dina uppgifter, mallen beräknar moms och totalsumma, och du skickar professionella fakturor på ett par minuter. Med rätt gratis fakturamall minskar du risken för fel som Skatteverket kan ifrågasätta vid revision.

Gratis fakturamall finns i fyra format: PDF, Word, Excel och webbaserad onlinegenerator. Vilket som passar beror på hur ofta du fakturerar och vilka verktyg du redan använder.

Ladda ner gratis fakturamall: vilket format passar dig?

PDF-mall är det vanligaste valet för småföretagare. PDF-format fungerar på alla datorer utan att formateringen havererar. Du lägger in din logotyp, och fakturan ser prydlig ut oavsett om kunden öppnar den på skärm eller skriver ut. Välj PDF om du vill ha ett enkelt, professionellt resultat utan formler.

Fakturamall i Word ger full layoutkontroll men kräver att du räknar moms manuellt. Passar om du har specifika layoutkrav.

Fakturamall i Excel räknar automatiskt moms och totalsummor via inbyggda formler. Google Sheets-versionen fungerar direkt i webbläsaren utan kostnad. Välj Excel om du arbetar i kalkylark och vill ha automatiska beräkningar. Sök på “fakturamall Excel ladda ner gratis” så hittar du ett flertal gratisversioner att spara ner direkt.

Online-generator är det snabbaste sättet att skapa faktura. Du fyller i uppgifterna i ett formulär, ser en live-förhandsgranskning och laddar ner direkt som PDF. Automatiska beräkningar och stöd för ROT/RUT-avdrag, ingen installation behövs.

Vad måste en faktura innehålla enligt Skatteverket?

Innehållet i en faktura bestäms av bokföringslagen (BFL 5 kap) och mervärdesskattelagen. En bristfällig faktura kan leda till att kunden nekar betalning tills uppgifterna är kompletta, och Skatteverket kan neka avdrag om uppgifter saknas.

Obligatoriska uppgifter på varje faktura:

1. Fakturadatum — det datum fakturan utfärdades
2. Unikt fakturanummer — löpande numrering utan luckor och utan dubbetter
3. Säljarens namn och adress — registrerat bolagsnamn och postadress
4. Säljarens organisationsnummer — 10 siffror med bindestreck (XXXXXX-XXXX)
5. Säljarens momsregistreringsnummer (VAT-nummer) — SE + organisationsnummer utan bindestreck + 01
6. Köparens namn och adress — kundens fullständiga kontaktuppgifter
7. Köparens momsregistreringsnummer — krävs vid omvänd skattskyldighet, till exempel byggmoms
8. Beskrivning av varor eller tjänster — art, mängd och antal timmar; “Konsulttjänster maj 2026” räcker inte
9. Datum för leverans eller utfört arbete — när tjänsten utfördes eller varan levererades
10. Pris exklusive moms per enhet — a-pris och eventuell rabatt
11. Momssats och momsbelopp — procentsatsen (25 %, 12 % eller 6 %) och beloppet i kronor
12. Totalt belopp inklusive moms — slutsumman kunden ska betala
13. Betalningsvillkor och förfallodatum — när fakturan ska vara betald
14. Bankgiro, plusgiro eller kontonummer — dit betalningen ska gå

VAT-numret glöms bort oftast av nystartade. Utan det har kunden ingen avdragsrätt för ingående moms, vilket skapar betalningstvister.

Skapa faktura med mallen: steg för steg för företag

Steg 1: Säljarens uppgifter. Fyll i bolagets namn och adress, organisationsnummer och VAT-nummer. Ange telefon, e-post och bankgiro. Innehar du F-skattsedel: skriv “Innehar F-skatt” synligt på fakturan.

Steg 2: Köparens uppgifter. Kundens fullständiga bolagsnamn och adress samt organisationsnummer. Vid omvänd skattskyldighet: ange också kundens momsregistreringsnummer.

Steg 3: Fakturanummer och datum. Välj nästa lediga fakturanummer i din serie. Ange fakturadatum och förfallodatum. Praxis: 30 dagars betalningsvillkor för B2B-fakturor.

Steg 4: Fakturarader. En rad per produkt eller tjänst. Ange beskrivning, antal, a-pris exklusive moms och momssats. Separera alltid arbete och material på olika rader, kritiskt för korrekt ROT/RUT-beräkning.

Steg 5: Moms och totalsumma. PDF- och Excel-mallar räknar detta automatiskt. I Word-mallen: a-pris gånger antal ger delsumma exkl. moms; delsumma gånger momssats ger momsbelopp; delsumma plus momsbelopp ger totalt inkl. moms.

Steg 6: Betalningsinformation. Ange bankgiro eller plusgiro. Vill du debitera dröjsmålsränta: ange “Dröjsmålsränta: 8 procent + referensränta vid försenad betalning.”

Mer om vilka uppgifter som gäller för egenföretagare finns i guiden om hur man fakturerar som egenföretagare.

ROT- och RUT-avdrag på fakturan

Utför du renoveringsarbeten (ROT) eller hushållsnära tjänster (RUT) för privatpersoner får kunden skattereduktion direkt via fakturan.

ROT-avdrag (Reparation, Ombyggnad, Tillbyggnad):

• Avdrag: 30 procent av arbetskostnaden inklusive moms
• Tak: max 50 000 kr per person och år 2026
• Gäller: reparation, ombyggnad och tillbyggnad av bostäder

RUT-avdrag (Rengöring, Underhåll, Tvätt):

• Avdrag: 50 procent av arbetskostnaden
• Tak: max 75 000 kr per person och år
• Gäller hushållsnära tjänster som städning, trädgård, barnpassning och snöskottning

Kombinerat tak: ROT och RUT får sammanlagt max uppgå till 75 000 kr per person och år, varav högst 50 000 kr ROT. Skapa separata fakturarader för arbete och material; avdraget gäller enbart på arbetskostnaden.

Betalningsvillkor och vad du gör när kunden inte betalar

Praxis för betalningsvillkor är 30 dagar för B2B och 20 dagar för B2C. Förfallodatum på fakturan styr betalningsplikten.

Dröjsmålsränta tar du ut utan avtal. Enligt räntelagen uppgår den till 8 procent plus Riksbankens referensränta per år. Räntan löper från 30 dagar efter fakturaskickning.

Om kunden inte betalar:

1. Hör av dig med ett vänligt samtal eller mejl.
2. Skicka en påminnelsefaktura med fakturanummer och belopp tydligt angivna.
3. Lämna ärendet till inkasso.
4. Ansök om betalningsföreläggande hos Kronofogden.

Gratis fakturamall eller faktureringsprogram: vad passar dina kunder och din volym?

En gratis fakturamall räcker om du skickar 5 till 15 fakturor per år. Du laddar ner mallen, fyller i uppgifterna, sparar filen och mejlar till kunden. Enkelt och kostnadsfritt.

Fakturerar du ofta, har återkommande kunder eller vill att bokföringen sköts automatiskt passar ett faktureringsprogram bättre. Program som Fortnox, Bokio och Spiris erbjuder automatisk löpnumrering, kundregister, påminnelser och direkt koppling till bokföring.

E-faktura kräver extra uppmärksamhet. Det är obligatoriskt att skicka e-faktura via Peppol om du säljer till offentlig sektor. E-fakturor betalas i snitt 5 dagar snabbare än PDF-fakturor.

Du behöver räkna ut momsen rätt för att fakturamallen ska stämma. Guiden om att räkna ut moms förklarar formlerna och ger praktiska exempel. Läs även om vad som gäller för enskild firma och bokföring för att hålla fakturering och bokföring i ordning.

Vanliga misstag när du fakturerar

Saknat fakturanummer. Skatteverket kräver löpande numrering utan luckor. Hoppar du från 1003 till 1007 skapar det frågetecken vid revision.

Glömt VAT-numret. SE + orgnr + 01 krävs på alla fakturor om du är momsregistrerad.

Blandat arbete och material på ROT/RUT-faktura. Blandas de ihop beräknas avdraget fel och Skatteverket kan återkräva pengar.

Vag beskrivning av tjänsten. “Konsulttjänster” räcker inte. Skriv vad du gjort, när och till vad.

Rättelse av felaktig faktura. En skickad faktura ändrar du inte direkt. Skicka en kreditfaktura som annullerar originalet och sedan en ny korrekt faktura med nytt fakturanummer.

En välformaterad fakturamall med korrekt innehåll ger ett professionellt intryck och ökar chansen för snabb betalning. Med en gratis fakturamall på plats fakturerar du korrekt från dag ett.