En faktura mall sparar dig tid och minskar risken för att missa uppgifter som Skatteverket kräver. Oavsett om du driver enskild firma, aktiebolag eller fakturerar som frilansare: med rätt mall på plats skickar du professionella fakturor på ett par minuter. Här går vi igenom vilket format som passar din situation, vad fakturan måste innehålla enligt lagen och hur du fyller i mallen rätt — steg för steg.
Vad är en fakturamall?
En fakturamall är ett färdigt fakturautseende med alla obligatoriska fält fördefinierade. Du fyller i dina specifika uppgifter — kund, belopp, tjänst — och mallen sköter resten: beräknar moms, räknar ihop totalsumman och ser till att ingenting glöms.
Alternativet är att bygga upp en faktura från grunden i Word eller Excel varje gång. Det är lätt att slarva med — och just i de situationerna glömmer du fakturanumret eller skriver in fel momssats. En gratis fakturamall eliminerar det problemet och ger ett enhetligt utseende på alla dina fakturor, vilket stärker förtroendet hos kunderna.
Gratis fakturamallar finns i fyra format: PDF, Word, Excel och webbaserade onlinegeneratorer. Vilket som passar dig beror på hur ofta du fakturerar och hur vana du är vid verktygen.
Välj rätt format: PDF, Word eller Excel
PDF-mall är det vanligaste valet för småföretagare. PDF-format fungerar på alla datorer och webbläsare — PC, Mac, Linux — utan att formateringen havererar. Du kan lägga in din logotyp, och fakturan ser prydlig ut oavsett om kunden öppnar den på skärm eller skriver ut den. De flesta PDF-mallar är redigerbara i Adobe Acrobat Reader (gratis). Välj PDF om du vill ha ett enkelt, professionellt resultat utan att hålla ordning på formler.
Word-mall ger full kontroll över layouten och är enkel att redigera. Nackdelen: du måste räkna moms manuellt. Passar om du har ett specifikt layoutbehov och koll på siffrorna.
Excel-mall räknar automatiskt moms och totalsummor via inbyggda formler. Passar dig som redan arbetar i kalkylark och vill ha ett snabbt flöde. Google Sheets-versionen fungerar direkt i webbläsaren utan extra kostnad.
Online-generator är det modernaste alternativet. Du fyller i uppgifterna i ett formulär, ser en live-förhandsgranskning och laddar ner direkt som PDF. Automatiska beräkningar, inbyggt stöd för ROT/RUT-avdrag och ingen installation krävs. Ingenting sparas på servern — dina uppgifter stannar i webbläsaren. Bästa valet om du fakturerar enstaka gånger och vill minimera friktion.
Vad måste en faktura innehålla? (krav enligt Skatteverket och bokföringslagen)
Innehållet i en faktura bestäms av bokföringslagen (BFL 5 kap) och mervärdesskattelagen. Skickar du en bristfällig faktura kan kunden neka att betala tills den är korrekt. Skatteverket kan också neka avdrag om uppgifter saknas vid en granskning.
Obligatoriska uppgifter på varje faktura:
- Fakturadatum — det datum fakturan utfärdades.
- Unikt fakturanummer — löpande numrering i kronologisk ordning (t.ex. 1001, 1002, 1003). Inga luckor, inga dubbetter.
- Säljarens företagsnamn och adress — ditt registrerade bolagsnamn och postadress.
- Säljarens organisationsnummer — 10 siffror med bindestreck (XXXXXX-XXXX).
- Säljarens momsregistreringsnummer (VAT-nummer) — i Sverige alltid SE + organisationsnummer utan bindestreck + 01. Exempel: SE556123456701.
- Köparens namn och adress — kundens fullständiga kontaktuppgifter.
- Köparens momsregistreringsnummer — krävs vid omvänd skattskyldighet (t.ex. byggtjänster till momsregistrerade företag, omvänd byggmoms).
- Beskrivning av varor eller tjänster — vad som levererats: art, mängd, antal timmar. “Konsulttjänster maj 2026” räcker inte — specificera vad du faktiskt gjort.
- Datum för leverans eller utfört arbete — när tjänsten utfördes eller varan levererades.
- Pris exklusive moms per enhet — á-pris och eventuell rabatt som inte ingår i á-priset.
- Momssats och momsbelopp — momssatsen i procent (25 %, 12 % eller 6 %) och beloppet i kronor. Restaurangtjänster: 12 %. Livsmedel: 6 %. De flesta tjänster: 25 %.
- Totalt belopp inklusive moms — slutbeloppet kunden ska betala.
- Betalningsvillkor och förfallodatum — när fakturan ska vara betald.
- Bankgiro, plusgiro eller kontonummer — dit betalningen ska skickas.
Rekommenderas men är inte strikt obligatoriskt:
- F-skatt-uppgift (har du F-skattsedel bör det framgå på fakturan)
- Referensnummer eller projektnummer
- Dröjsmålsränta (8 % + Riksbankens referensränta enligt räntelagen)
- OCR-nummer (vid faktureringsprogram — möjliggör automatisk matchning)
En korrekt faktura mall täcker alla obligatoriska punkterna ovan automatiskt. VAT-numret är det som glöms bort oftast av nystartade — kontrollera att din mall har det fältet med.
Så fyller du i fakturamallen steg för steg
Steg 1 — Säljarens uppgifter. Fyll i ditt företagsnamn, adress, organisationsnummer och momsregistreringsnummer (VAT-nummer). Ange telefon, e-post och bankgiro eller plusgiro. Har du F-skattsedel: skriv “Innehar F-skatt” synligt på fakturan.
Steg 2 — Köparens uppgifter. Kundens fullständiga namn eller bolagsnamn, adress och eventuellt organisationsnummer. Vid omvänd skattskyldighet: ange även kundens momsregistreringsnummer.
Steg 3 — Fakturanummer och datum. Välj nästa lediga fakturanummer i din serie. Ange fakturadatum (idag) och förfallodatum. Praxis: 30 dagar för B2B-fakturor, 20 dagar för konsumentfakturor. Förfallodatum får inte sättas innan varan eller tjänsten levererats.
Steg 4 — Fakturarader. En rad per produkt eller tjänst. Ange: beskrivning, antal, á-pris exklusive moms och momssats. Var tydlig: “Webbdesign, 15 tim à 950 kr” är bättre än “Design”. Separera alltid arbete och material på olika rader — det är kritiskt för korrekt ROT/RUT-beräkning.
Steg 5 — Moms och totalsumma. PDF- och Excel-mallar räknar detta automatiskt. I Word-mallen: á-pris × antal = delsumma exkl. moms, delsumma × momssats = momsbelopp, delsumma + momsbelopp = totalt inkl. moms.
Steg 6 — Betalningsinformation. Ange bankgiro eller plusgiro dit betalningen ska ske. Vill du inkludera dröjsmålsränta: ange “Dröjsmålsränta: 8 % + referensränta vid försenad betalning.”
ROT- och RUT-avdrag på fakturan
Utför du renoveringsarbeten (ROT) eller hushållsnära tjänster (RUT) för privatpersoner kan kunden göra skattereduktion direkt via fakturan.
ROT-avdrag (Reparation, Ombyggnad, Tillbyggnad):
- Avdrag: 30 % av arbetskostnaden inklusive moms
- Tak: 50 000 kr per person och år 2026
- Gäller: renovering, ombyggnad och tillbyggnad av bostäder
RUT-avdrag (Rengöring, Underhåll, Tvätt):
- Avdrag: 50 % av arbetskostnaden
- Tak: 75 000 kr per person och år
- Gäller: städning, trädgårdsskötsel, barnpassning, snöskottning, enklare reparationer
Kombinerat tak: ROT + RUT får sammanlagt max uppgå till 75 000 kr per person och år, varav högst 50 000 kr ROT.
Skapa separata fakturarader för arbete och material. Avdraget gäller bara på arbetskostnaden — material ingår aldrig i beräkningsunderlaget.
Betalningsvillkor, dröjsmålsränta och vad du gör om kunden inte betalar
Praxis för betalningsvillkor är 30 dagar för B2B (företag till företag) och 20 dagar för B2C (företag till konsument). Förfallodatum på fakturan styr betalningsplikten.
Dröjsmålsränta kan du ta ut utan avtal. Enligt räntelagen uppgår den till 8 % + Riksbankens referensränta per år. Räntan löper från 30 dagar efter fakturaskickning, oavsett om betalningsvillkoret är kortare. Att ange dröjsmålsräntan tydligt på fakturan gör det enklare att kräva den.
Påminnelseavgift kräver däremot avtal med kunden i förväg. Ta för vana att skriva in det i dina allmänna villkor.
Om kunden inte betalar:
- Hör av dig med ett vänligt samtal eller mejl — fungerar i de flesta fall.
- Skicka en påminnelsefaktura med fakturanummer och belopp tydligt angivna.
- Lämna ärendet till inkasso.
- Sista steget: ansök om betalningsföreläggande hos Kronofogden via blankett på deras webbplats.
Fakturamall eller faktureringsprogram — vad ska du välja?
En gratis fakturamall räcker om du skickar ett fåtal fakturor per år — kanske 5–15 stycken. Du laddar ner mallen, fyller i uppgifterna, sparar som PDF och mejlar till kunden. Enkelt, kostnadsfritt och tillräckligt.
Fakturerar du ofta, har återkommande kunder eller vill att fakturan ska bokföras automatiskt är ett faktureringsprogram ett bättre val. Program som Fortnox, Bokio och Spiris erbjuder automatisk löpnumrering, kund- och artikelregister, påminnelser och direkt koppling till bokföringen.
E-faktura är värt att nämna separat. Redan idag är det krav att skicka e-faktura via Peppol-nätverket om du säljer till offentlig sektor. Statistik visar att e-fakturor betalas i snitt 5 dagar snabbare än PDF-fakturor. EU-lagstiftningen pekar mot obligatorisk e-faktura även för B2B-affärer — börjar du med det nu är du förberedd.
Vanliga misstag när du fakturerar
Saknat eller felaktigt fakturanummer. Skatteverket kräver löpande numrering utan luckor. Hoppar du från 1003 till 1007 skapar det frågetecken vid revision. Håll en enkel lista eller använd ett faktureringsprogram med automatisk numrering.
Glömmer momsregistreringsnumret. VAT-numret (SE + orgnr + 01) krävs på alla fakturor om du är momsregistrerad. Utan det har din kund ingen avdragsrätt för ingående moms — vilket kan skapa betalningstvister.
Blandar arbete och material på ROT/RUT-faktura. Lägg alltid arbete och material på separata rader. Blandar du ihop dem beräknas avdraget fel och Skatteverket kan återkräva pengar.
Vag beskrivning av tjänsten. “Konsulttjänster” räcker inte. Skriv vad du gjort, när och till vad. Det stärker din position om fakturan ifrågasätts.
Fel förfallodatum. Förfallodatum måste sättas efter leveransdatum. Sätter du det innan tjänsten är utförd är fakturan formellt felaktig.
Rättelse av en felaktig faktura. En redan skickad faktura ändrar du inte direkt — du skickar en kreditfaktura (negativ faktura som annullerar originalet) och sedan en ny korrekt faktura med nytt fakturanummer.
En välformaterad faktura med korrekt innehåll ger ett professionellt intryck och ökar chansen för snabb betalning. Med en bra fakturamall på plats är det enklare än det låter.
Vanliga frågor
Vad ska en fakturamall innehålla?
En fakturamall ska ha med alla obligatoriska uppgifter: fakturadatum, unikt fakturanummer i löpande serie, säljarens namn, adress, organisationsnummer och VAT-nummer, köparens namn och adress, beskrivning av varor eller tjänster, pris exklusive moms, momssats och momsbelopp, totalt belopp inklusive moms, förfallodatum samt bankgiro eller kontonummer.
Vilket format ska jag välja — PDF, Word eller Excel?
PDF passar de flesta: universellt format, enhetlig layout, logotyp kan infogas och ser prydlig ut på utskrift. Excel passar dig som vill ha automatisk momsberäkning via formler. Word ger full layoutkontroll men kräver manuell momsräkning. En webbaserad generator kombinerar automatiska beräkningar med direkt PDF-export utan installation.
Kan jag använda fakturamall om jag driver enskild firma?
Ja, fakturamallar passar alla företagsformer — enskild firma, aktiebolag, handelsbolag och frilansare. Som enskild firma med F-skattsedel bör du ange 'Innehar F-skatt' på fakturan. Är du inte momsregistrerad (omsättning under 120 000 kr per år) väljer du 0 % moms och behöver inte ange VAT-nummer.
Hur fakturerar jag utan moms?
Om din verksamhet inte är momsregistrerad — antingen för att omsättningen understiger 120 000 kr per år eller för att du säljer en momsfri tjänst som sjukvård eller utbildning — anger du 0 % moms på fakturan. Skriv gärna en notering om orsaken. Du ska inte ta ut moms och behöver inte ange VAT-nummer.
Vad är skillnaden mellan e-faktura och PDF-faktura?
En PDF-faktura är en fil du mejlar till kunden, som hanterar den manuellt. En e-faktura skickas strukturerat via nätverk som Peppol direkt in i kundens faktureringssystem — ingen manuell hantering behövs. E-faktura ger automatisk leveransbekräftelse och betalas i snitt 5 dagar snabbare. Det är obligatoriskt vid försäljning till offentlig sektor i Sverige.
