En proformafaktura är ett dokument som ser ut som en faktura men som inte kräver betalning och inte utgör underlag för bokföring. Den upprättas för formens skull, pro forma på latin, och används oftast för att visa värdet på varor vid export och förtullning, till exempel vid gåvor, varuprover, ersättningsvaror eller returer.
Nedan går vi igenom när en proformafaktura ska användas, vad den ska innehålla, hur den skiljer sig från en vanlig faktura och varför den varken bokförs eller momsredovisas.
Vad är en proformafaktura?
En proformafaktura är en fakturaliknande handling som utfärdaren inte väntar sig betalning för. Till skillnad från en vanlig faktura är den inget krav på betalning, utan ett sätt att visa mottagaren, eller en tullmyndighet, vad en försändelse innehåller och vad den är värd.
Ordet kommer från latinets pro forma, “för formens skull”. En proformafaktura är inte en faktura enligt mervärdesskattelagen och utlöser varken momsskyldighet eller bokföringsskyldighet, eftersom den inte dokumenterar en genomförd affärshändelse.
När används proformafakturor, och hur kan du använda dem?
Proformafakturor förekommer huvudsakligen vid export av varor, men det finns fler situationer där det är motiverat att använda proformafakturor:
- Export och förtullning. Företag som exporterar varor är skyldiga att kunna visa handlingar som styrker tulldeklarationen. Mottagarlandets tull kan kräva en proformafaktura som visar varornas värde, exempelvis för gåvor, varuprover, reklamtryckalster eller returvaror som inte ska betalas. Många företag väljer att löpande använda proformafakturor vid export, eftersom tullen känner igen formatet och förtullningen går snabbare.
- Leveranser inom Sverige. Det finns inget lagstadgat krav på proformafaktura vid inrikes leveranser, men den kan ändå användas för att specificera värdet på en vara eller tjänst innan den riktiga fakturan är klar.
- Remburs. Vid försäljning mot remburs skickas ofta en proformafaktura i förväg, som köparen använder när denne ansöker om att banken ska öppna rembursen.
- Preliminär prisuppgift. En proformafaktura kan fungera som en detaljerad förhandsgranskning av en affär innan den slutförs, på ett sätt som liknar en offert men med fakturans format och detaljnivå.
Vad ska en proformafaktura innehålla?
Kraven varierar något mellan länder, men de flesta tullmyndigheter förväntar sig samma grundinformation:
- Rubriken “Pro Forma Invoice”, väl synlig överst på dokumentet.
- Datum för när proformafakturan utfärdades.
- Avsändarens och mottagarens namn och adress, inklusive avsändarens EORI-nummer vid export utanför EU.
- Typ av kolli, antal, bruttovikt och förpackningens märkning.
- Detaljerad beskrivning av innehållet: antal, vikt, värde och ursprungsland för varje artikel.
- Texten “No charge, value for customs purposes only” (eller “No commercial value”), om varorna inte ska betalas.
- Datum, plats och underskrift som bekräftar uppgifternas riktighet.
Så fyller du i en proformafaktura till tullen
Ju mer detaljerat du fyller i proformafakturan, desto enklare blir förtullningen och desto mindre risk att tullen begär kompletterande uppgifter. Behöver du i stället ställa ut en vanlig betalningsfaktura är grunduppgifterna desamma som i vår fakturamall, men proformafakturan saknar betalningsuppgifter och löpnummer i den ordinarie serien.
Skillnad mellan proformafaktura, handelsfaktura och vanlig faktura
En handelsfaktura, eller commercial invoice, är ett bindande försäljningsavtal mellan säljare och köpare och fungerar som en riktig betalningsfaktura, alltså en vanlig faktura. Den används när varan har sålts och mottagaren ska betala för den.
En proformafaktura används i stället när mottagaren inte ska betala, till exempel vid gåvor, ersättningsvaror eller varuprover. Grundinformationen är i stort densamma i alla tre dokumenten, men proformafakturan saknar betalningsuppgifter och ska tydligt märkas som just proforma, så att varken mottagaren eller tullen förväxlar den med en riktig faktura.
Så blir faktureringen enklare med en proformafaktura-mall
De flesta faktureringsprogram har en färdig mall för proformafaktura, så att du slipper bygga upp fältuppsättningen manuellt varje gång. Fakturering med en fast mall gör det enklare att hålla koll på vilka uppgifter som ska med och minskar risken att glömma rubriken, EORI-numret eller texten om att varorna saknar kommersiellt värde.
Varför en proformafaktura varken bokförs eller momsredovisas
En proformafaktura dokumenterar ingen affärshändelse: tillgångar och skulder förblir oförändrade, och därför uppstår ingen verifikation enligt bokföringslagen (1999:1078) 1 kap. 2 §. Fakturaskyldigheten enligt 17 kap. 10 § mervärdesskattelagen (2023:200) gäller leverans av varor eller tjänster, så momsen redovisas först när den riktiga fakturan utfärdas efter att leveransen skett.
Det är också därför en proformafaktura aldrig ska ligga i din ordinarie fakturaserie. En riktig faktura måste ha ett löpnummer som unikt identifierar just den fakturan enligt 17 kap. 24 § punkt 2 mervärdesskattelagen, och en proformafaktura i samma nummerserie skapar ett hål som gör bokföringen svår att stämma av. Vill du repetera principerna för hur en riktig affärshändelse bokförs är vår genomgång av dubbel bokföring en bra utgångspunkt.
Vanliga frågor om proformafaktura
Måste man bokföra en proformafaktura? Nej. Den dokumenterar ingen affärshändelse och skapar därför ingen verifikation. Bokföringen sker först när den riktiga fakturan utfärdas efter leveransen.
Ska man betala moms på en proformafaktura? Nej. Momsen redovisas först när den riktiga fakturan utfärdas, eftersom fakturaskyldigheten gäller leverans av varor eller tjänster.
Vad är skillnaden mellan en proformafaktura och en handelsfaktura? En handelsfaktura är en riktig betalningsfaktura som följer en försäljning som ska betalas. En proformafaktura används när mottagaren inte ska betala, och innehåller därför ingen betalningsuppmaning.
Får en proformafaktura ha ett fakturanummer i den vanliga nummerserien? Nej, det skapar ett hål i nummerserien som kan göra att Skatteverket ifrågasätter att alla riktiga fakturor är redovisade.
Kan en proformafaktura användas i stället för en offert? De fyller en liknande funktion, men proformafakturan är mer detaljerad och har fakturans format, vilket är vad tullmyndigheter förväntar sig när varor korsar en gräns.
Proformafaktura på engelska
Utomlands heter dokumentet pro forma invoice, och för länder utanför Norden bör uppgifterna på proformafakturan fyllas i på engelska. Rubriken ska då vara “Pro Forma Invoice” och texten “No commercial value” ska finnas med om varorna inte har något kommersiellt värde. Fakturerar du i övrigt utländska kunder finns fler exempel på rätt terminologi i vår genomgång av faktura på engelska.
Vanliga misstag med proformafakturor
Det vanligaste misstaget är att blanda in proformafakturan i den ordinarie fakturaserien, vilket rubbar löpnumreringen som en riktig faktura måste ha. Ett annat är att glömma rubriken “Pro Forma Invoice” eller texten om att varorna saknar kommersiellt värde, vilket kan göra att tullen ifrågasätter försändelsen eller kräver kompletterande uppgifter. Ett tredje misstag är att tro att en proformafaktura kan krediteras på samma sätt som en vanlig faktura. Ska en riktig, redan bokförd faktura korrigeras är det i stället en kreditfaktura som gäller, inte en proformafaktura.
Proformafaktura vid remburs
Vid försäljning mot remburs, en betalningsgaranti som köparens bank utfärdar, används proformafakturan som underlag när köparen ansöker om att banken ska öppna rembursen. Proformafakturan visar då vilka varor och belopp rembursen ska täcka, innan den riktiga handelsfakturan och betalningen kommer in i bilden. Först när varorna levererats och den riktiga fakturan utfärdats görs den slutliga avstämningen mot rembursen.
Vanliga frågor
Måste man bokföra en proformafaktura?
Nej. En proformafaktura dokumenterar ingen affärshändelse, tillgångarna och skulderna förblir oförändrade, och den skapar därför ingen verifikation enligt bokföringslagen (1999:1078) 1 kap. 2 §. Bokföringen sker först när den riktiga fakturan utfärdas efter att leveransen skett.
Ska man betala moms på en proformafaktura?
Nej. Fakturaskyldigheten enligt 17 kap. 10 § mervärdesskattelagen (2023:200) gäller leverans av varor eller tjänster, och momsen redovisas först när den riktiga fakturan utfärdas. En proformafaktura utlöser ingen momsskyldighet.
Vad är skillnaden mellan en proformafaktura och en handelsfaktura?
En handelsfaktura, eller commercial invoice, är en riktig betalningsfaktura med betalningsuppgifter som följer en försäljning som ska betalas. En proformafaktura används i stället när mottagaren inte ska betala för varan, till exempel vid gåvor, varuprover eller returer, och innehåller därför ingen betalningsuppmaning.
Får en proformafaktura ha ett fakturanummer i den vanliga nummerserien?
Nej. En riktig faktura ska ha ett löpnummer som unikt identifierar just den fakturan enligt 17 kap. 24 § punkt 2 mervärdesskattelagen. Blandas en proformafaktura in i den ordinarie nummerserien uppstår ett hål som gör att Skatteverket kan ifrågasätta att alla riktiga fakturor är redovisade.
Kan en proformafaktura användas i stället för en offert?
I praktiken fyller de en liknande funktion, men en proformafaktura är mer detaljerad och ser ut som en faktura, medan en offert är ett erbjudande innan köparen bekräftat affären. Ska varorna korsa en gräns är det proformafakturans format tullmyndigheterna förväntar sig, inte en vanlig offert.
