Faktura på engelska — komplett ordlista och vad din invoice måste innehålla

Ska du fakturera en kund i London, New York eller Amsterdam och undrar vad du ska skriva? Faktura på engelska heter invoice — och det är mer än en enkel översättning. Det är ett eget dokumentformat med egna termer, betalningsvillkor och momsregler som skiljer sig beroende på vilket land mottagaren befinner sig i. Den här artikeln ger dig allt du behöver: komplett ordlista, lagkrav för svenska företag och specifika krav per region.

Vad heter faktura på engelska?

Faktura heter invoice på engelska. Det är den formella, kommersiella termen som används i alla B2B-transaktioner (business to business) och i juridiska och bokföringsmässiga sammanhang.

Tre ord förväxlas ofta:

• Invoice — den formella betalningsuppmaningen från säljare till köpare. Det här är rätt ord i internationell affärskommunikation.
• Bill — används informellt, framför allt i USA, om räkningar och restaurangnotor. Säg inte “Here is your bill” till ett företag — säg “Please find attached our invoice”.
• Receipt — kvitto, det vill säga en bekräftelse på att betalning redan skett. En receipt skickas efter betalning; en invoice skickas innan.

Kortversion: om du ska ha betalt för en levererad tjänst eller vara skickar du en invoice, inte en bill och absolut inte ett receipt.

Är det lagligt att fakturera på engelska som svensk företagare?

Ja, och det är enklare än många tror. Bokföringslagen tillåter uttryckligen att bokföringsinformation — inklusive kundfakturor — upprättas på svenska, danska, norska eller engelska. Du behöver inte ansöka om tillstånd och du behöver inte skicka en parallell kopia på svenska.

Däremot gäller momslagen fortfarande fullt ut. Det betyder att fakturan måste innehålla alla obligatoriska uppgifter som Skatteverket kräver — de ska bara stå på engelska i stället för svenska. Inga undantag ges för utländska kunder; kravet på fullständigt innehåll är detsamma oavsett vilket språk fakturan är skriven på.

En faktura på engelska är alltså juridiskt likvärdig med en på svenska, förutsatt att den uppfyller momslagens innehållskrav.

Komplett ordlista: fakturatermer på svenska och engelska

Det är lätt att tveka inför enskilda termer. Här är de 25 vanligaste med korrekta engelska motsvarigheter:

Svenska	Engelska
Faktura	Invoice
Fakturanummer	Invoice number
Fakturadatum	Invoice date
Förfallodatum	Due date
Säljare	Seller / Vendor / Supplier
Köpare	Buyer / Customer / Client
Organisationsnummer	Company registration number
Momsregistreringsnummer	VAT number
Moms	VAT (Value Added Tax)
Momssats	VAT rate
Momsbelopp	VAT amount
Delsumma	Subtotal
Totalbelopp	Total amount / Total due
Betalningsvillkor	Payment terms
Betalning inom 30 dagar	Net 30 / Due within 30 days
Bankgiro/kontonummer	Bank account number
Omvänd skattskyldighet	Reverse charge
F-skattsedel	Swedish F-tax approval
Kreditfaktura	Credit note
Påminnelsefaktura	Reminder invoice / Dunning notice
Referensnummer	Reference number / PO number
Beskrivning	Description
Antal	Quantity
Á-pris	Unit price
Valuta	Currency

En praktisk tumregel: om du är osäker på om mottagaren förstår en term, välj den mer utskrivna varianten. “VAT registration number” är tydligare än enbart “VAT number” för en kund som inte är van vid europeisk momsterminologi.

Vad måste en faktura på engelska innehålla?

Obligatoriska uppgifter är desamma som för en svensk faktura — bara med engelska beteckningar. Saknar fakturan något av dessa kan kunden vägra betala till dess att den korrigeras, och Skatteverket kan neka avdrag vid revision.

Obligatoriskt på varje invoice:

1. Invoice number — unikt fakturanummer i löpande serie utan luckor
2. Invoice date — det datum fakturan utfärdades
3. Seller information — ditt företagsnamn, adress, VAT number (SE + orgnr + 01) och eventuellt “Approved for Swedish F-tax”
4. Buyer information — kundens fullständiga namn/bolagsnamn och adress
5. Buyer’s VAT number — krävs vid omvänd skattskyldighet (reverse charge) inom EU
6. Description — vad du levererat: tjänstens art, antal timmar, mängd — specificera, skriv inte bara “consulting”
7. Quantity och Unit price — antal enheter och á-pris exklusive moms
8. Subtotal — belopp exklusive moms
9. VAT rate och VAT amount — momssats i procent och kronor; 0 % vid reverse charge
10. Total due — slutbeloppet kunden ska betala
11. Due date — förfallodatum
12. Bank account / IBAN + BIC/SWIFT — betalningsuppgifter (vid internationella betalningar alltid IBAN och BIC)
13. Currency — ange vilken valuta (SEK, EUR, USD)

En korrekt invoice på engelska skiljer sig inte materiellt från en korrekt faktura på svenska — det handlar om att ersätta termerna, inte om att ändra innehållet.

Betalningsvillkor på engelska: Net 30 och andra standarduttryck

Det vanligaste misstaget med engelska betalningsvillkor är att direkt översätta “betalning inom 30 dagar” till “payment within 30 days”. Det är begripligt men inte standard. Internationell praxis har egna etablerade termer:

• Net 30 — betalning inom 30 kalenderdagar från fakturadatum. Det vanligaste för B2B-fakturor.
• Net 14 — betalning inom 14 dagar. Vanligt för mindre belopp och snabb omsättning.
• Net 60 / Net 90 — 60 respektive 90 dagar. Vanligt vid stora projektfakturor och kontrakt med stora bolag, framför allt i USA.
• Due upon receipt — betalning omedelbart vid mottagande av fakturan. Används vid konsulttjänster och tillfälliga uppdrag.
• 2/10 Net 30 — om betalning sker inom 10 dagar ges 2 % rabatt; annars full betalning inom 30 dagar. Vanligt i USA för att skynda på betalningar.

För dröjsmålsränta: skriv “Late payment interest: 8% per annum” om du vill inkludera det. Det är begripligt internationellt och speglar den svenska räntlagen.

Regionala skillnader: EU, USA och Storbritannien

Samma invoice ser olika ut beroende på var mottagaren befinner sig. Tre viktiga regioner:

EU — omvänd skattskyldighet och VIES

Vid försäljning av tjänster till momsregistrerade företag inom EU gäller omvänd skattskyldighet (reverse charge). Du tar inte ut moms på fakturan; i stället är köparen ansvarig för att redovisa moms i sitt eget land.

På fakturan skriver du:

• Momssats: 0 %
• Momsbelopp: 0 SEK / 0 EUR
• Under fakturan: “Reverse charge — VAT to be accounted for by the buyer under Article 196 of Council Directive 2006/112/EC”
• Köparens VAT number ska vara synligt på fakturan

Verifiera alltid köparens VAT-nummer via VIES (EU:s officiella verifieringstjänst på vies.ec.europa.eu) innan du skickar fakturan. Om VAT-numret är ogiltigt och du inte tagit ut moms kan Skatteverket kräva att du betalar in momsen retroaktivt.

USA — PO-nummer och ingen moms

USA har ingen federal VAT. Det betyder att din invoice till en amerikansk kund ska ha 0 % moms — inte för att det är reverse charge, utan för att USA inte använder det europeiska momssystemet. Ta inte med VAT number, VAT rate eller VAT amount om din kund är i USA.

Amerikanska företag kräver ofta ett PO number (Purchase Order number) på fakturan. Det är en referens till en inköpsorder som kunden skickat innan köpet. Om du fakturerar ett större amerikanskt bolag: fråga om de har ett PO number innan du skickar invoice.

Betalningsvillkor: Net 30 är absolut standard. Stora bolag förhandlar ibland om Net 60 eller Net 90.

Storbritannien — tredjeland efter Brexit

Sedan 2021 behandlas UK som tredjeland i momssammanhang. Vid tjänsteförsäljning till brittiska B2B-kunder tillämpas i de flesta fall reverse charge-principen — kunden redovisar UK VAT via sin egna skattedeklaration.

Ange 0 % VAT på fakturan. Notera gärna “Zero-rated for UK VAT purposes” eller hänvisa till reverse charge. Brittiska företag förväntar sig i regel betalning via IBAN, men ange alltid BIC/SWIFT-kod för att underlätta hanteringen i brittiska banker.

IBAN och BIC/SWIFT för internationella betalningar

En vanlig brist på fakturor till utländska kunder är att IBAN och BIC/SWIFT saknas. Utan dessa uppgifter kan din kund stöta på problem med sin banköverföring.

Obligatoriska betalningsuppgifter vid internationell invoice:

Svenska	Engelska
Bankens namn	Bank name
Bankadress	Bank address
IBAN	IBAN (International Bank Account Number)
BIC/SWIFT-kod	BIC / SWIFT code
Valuta	Currency (SEK / EUR / USD)

Du hittar din IBAN och BIC/SWIFT på ditt kontoutdrag eller via din nätbank. Om fakturan är i euro eller dollar: ange i vilken valuta du förväntar dig att få betalt och om växelkursrisk ligger hos dig eller köparen.

Viktigt för bokföringen: Skatteverket kräver att utländska transaktioner bokförs i SEK. Det gäller även om fakturan är ställd i EUR eller USD. Omräkningskursen ska vara den kurs som gällde på fakturadatum (eller betaldatum). Spara alltid dokumentation på vilken kurs du använde.

Vanliga misstag när du fakturerar på engelska

Skriver “bill” i stället för “invoice”. Det leder till förvirring, framför allt hos professionella inköpare och ekonomiavdelningar. Håll dig till invoice.

Glömmer “Reverse charge”-texten vid EU B2B. Om du utelämnar hänvisningen kan köparen inte avdra ingående moms, och Skatteverket kan kräva att du redovisar momsen trots att du inte tagit ut den. Skriv in meningen om reverse charge redan i din fakturamall.

Verifierar inte VAT-numret via VIES. Fake VAT-nummer förekommer. Utan verifiering har du inte skäl att tillämpa reverse charge om numret visar sig ogiltigt — och då sitter du med momsskulden.

Saknar IBAN och BIC/SWIFT. Utan dessa uppgifter kan betalningen ta veckor extra eller fastna hos mellanbankerna. Lägg in IBAN och BIC i din engelska fakturamall en gång för alla.

Anger net amount men glömmer total due. Internationella kunder förväntar sig att se subtotal, VAT (eller 0 %), och total due tydligt separerade. Det är inte tillräckligt att bara ange ett belopp längst ner.

Bokför inte i SEK. En USD-faktura måste bokföras i SEK med omräkningskursen på transaktionsdagen. Gör det direkt när fakturan skickas eller när betalning inkommer.

En välskriven faktura på engelska är inte svårare att ta fram än en på svenska — det handlar om att lära sig rätt termer och förstå de momsregler som gäller för mottagarens land. Med ordlistan och guiden ovan har du allt du behöver för att skicka korrekta invoices till kunder i hela världen.