En kreditfaktura är en korrigerad faktura som ett företag skickar när en tidigare faktura är felaktig, till exempel vid fel belopp, en retur eller fel moms, eller när fakturan av någon annan anledning inte längre ska betalas. Beloppet anges som negativt, och kreditfakturan innehåller alltid en referens till den ursprungliga fakturan så att korrigeringen går att spåra.
En kreditfaktura kallas ofta kreditnota eller minusfaktura, och i den nya mervärdesskattelagen heter dokumentet formellt ändringsfaktura. Nedan går vi igenom vad den ska innehålla, hur du skapar och bokför en, och vad du gör om du själv tar emot en.
Vad är en kreditfaktura?
En kreditfaktura fungerar som en spegelvänd version av den ursprungliga fakturan: samma uppgifter, men med beloppet angett som negativt i stället för positivt. Där en vanlig faktura kräver att kunden betalar innebär kreditfakturan att kunden i stället får ett belopp tillgodo, helt eller delvis.
Den vanligaste anledningen är en felaktig faktura, exempelvis fel pris, fel antal eller felaktig moms. Andra vanliga skäl är returer, reklamationer, dubbelfakturering eller att kunden fått en rabatt i efterhand som ska räknas av. Kreditfakturan innebär i praktiken att kunden får ett belopp tillgodo i stället för en skuld att betala, och den kallas i dagligt tal även kreditnota, omvänd faktura eller minusfaktura.
Vad ska en kreditfaktura innehålla?
Kreditfakturans innehåll regleras i mervärdesskattelagen och ska motsvara kraven på en vanlig faktura, med några tillägg:
- Eget fakturanummer, som skiljer sig från den ursprungliga fakturans men gärna ligger i samma nummerserie.
- Fakturadatum, det vill säga datumet då kreditfakturan utfärdas.
- Referens till ursprungsfakturan, med dess fakturanummer och datum, så att kunden kan bokföra korrigeringen korrekt.
- Negativa belopp, både för det korrigerade beloppet och för momsen.
- Momsspecifikation, som visar hur mycket moms som krediteras. Har den ursprungliga fakturan olika momssatser på olika rader måste kreditfakturan visa samma uppdelning.
- Orsak till krediteringen, en kort förklaring till varför fakturan korrigeras.
Grunduppgifterna är desamma som i vår fakturamall, men tänk på att beloppen ska vara negativa och att referensen till originalfakturan är obligatorisk.
Så skapar du en kreditfaktura
De flesta bokförings- och faktureringsprogram har en funktion för att kreditera en befintlig faktura direkt, i stället för att du behöver skapa en helt ny kreditfaktura för hand:
- Öppna den ursprungliga fakturan i ditt faktureringsprogram och välj alternativet att kreditera fakturan.
- Markera vilka artikelrader som ska krediteras, allt eller bara en del av beloppet.
- Kontrollera att fakturanummer, datum och momsberäkning stämmer innan du skickar.
- Skicka kreditfakturan till kunden på samma sätt som en vanlig faktura.
Saknar den ursprungliga fakturan koppling till ditt system kan du i stället skapa en fristående kreditfaktura manuellt, så länge den innehåller samma referens- och momsuppgifter. Har du inte fakturerat kunden alls än kan du läsa mer om grunderna i att fakturera som egenföretagare innan du sätter upp rutinen för kreditering.
Så bokför du en kreditfaktura
Hur du bokför kreditfakturan beror på vilken redovisningsmetod du använder:
Faktureringsmetoden. Kreditfakturan bokförs som en egen transaktion samma dag som den utfärdas. Intäkten minskas med samma belopp som krediteras, och momsen korrigeras i motsvarande proportion. Har kunden redan betalat den ursprungliga fakturan bokförs i stället en skuld till kunden, som antingen betalas tillbaka eller kvittas mot en kommande faktura.
Kontantmetoden. Har kunden ännu inte betalat den ursprungliga fakturan bokför du kreditfakturan direkt mot samma konton som originalfakturan. Är fakturan redan betald bokförs i stället själva återbetalningen när den sker.
Principen som gäller oavsett metod: kreditfakturan ska alltid spegla den ursprungliga fakturans konton, bara med omvända belopp. Är du osäker på grunderna i kontering är vår genomgång av dubbel bokföring en bra utgångspunkt innan du bokför din första kreditfaktura.
Har du fått en kreditfaktura? Så gör du
Tar du emot en kreditfaktura ska du inte betala den, den innebär i stället att ditt tillgodohavande hos leverantören ökar. Så här går du vidare:
- Kontrollera att kreditfakturan matchar en tidigare faktura, retur eller överenskommen prisjustering.
- Har du andra obetalda fakturor hos samma leverantör kan du kvitta det krediterade beloppet mot dem. Har en faktura på 10 000 kronor och en kreditfaktura på 2 500 kronor betyder det att du bara behöver betala 7 500 kronor.
- Saknar du andra fakturor att kvitta mot har du rätt att begära att leverantören betalar tillbaka beloppet.
- Bokför krediteringen som en minskning av din leverantörsskuld och justera den ingående momsen i motsvarande proportion.
Kreditfaktura, kreditnota eller ändringsfaktura – vad är skillnaden?
I praktiken är det samma dokument, men den juridiska termen har ändrats. Den gamla mervärdesskattelagen (1994:200) använde begreppet kreditnota, medan den nya mervärdesskattelagen (2023:200), som trädde i kraft 1 juli 2023, i stället talar om ändringsfaktura: varje handling som ändrar en ursprunglig faktura och som innehåller en tydlig hänvisning till den. I vardagligt tal, och i de flesta bokföringsprogram, lever kreditfaktura och kreditnota kvar som de vanligaste benämningarna.
Vanliga frågor om kreditfaktura
Ska man betala en kreditfaktura? Nej. En kreditfaktura innebär tvärtom att ett belopp dras av från det du tidigare skulle betala, eller att du får pengar tillbaka om den ursprungliga fakturan redan är betald.
Vad är skillnaden mellan en kreditfaktura och en kreditnota? Ingen i praktiken. Kreditnota var det juridiska begreppet i den gamla mervärdesskattelagen, men heter formellt ändringsfaktura sedan 2023. I vardagligt tal används båda orden parallellt.
Kan man makulera en faktura i stället för att skicka en kreditfaktura? Bara om kunden ännu inte betalat den ursprungliga fakturan. Har betalning redan skett måste du skicka en kreditfaktura för att korrigera bokföringen formellt.
Måste en kreditfaktura ha ett eget fakturanummer? Ja, ett unikt nummer som skiljer sig från originalfakturans, tillsammans med en tydlig referens till den fakturan som korrigeras.
Hur bokför jag en kreditfaktura om kunden redan har betalat? Bokför krediteringen som en minskad intäkt och justera momsen i samma proportion. Eftersom pengarna redan flutit in uppstår i regel en skuld till kunden i stället för en minskad kundfordran.
Kreditfaktura vs. vanlig faktura
Skillnaden sitter i beloppets tecken och i vem som står i skuld till vem. En vanlig faktura anger ett positivt belopp som kunden ska betala, medan kreditfakturan anger samma typ av belopp som negativt, det vill säga ett belopp kunden ska få tillbaka eller slippa betala. Momsen hanteras spegelvänt på samma sätt: den moms som ingick i originalfakturan återförs i exakt samma proportion på kreditfakturan.
Vanliga misstag med kreditfakturor
Det vanligaste misstaget är att glömma referensen till den ursprungliga fakturan, vilket gör det svårt för mottagaren att koppla ihop dokumenten i sin bokföring. Näst vanligast är att bara korrigera beloppet men inte justera momsen i samma proportion, så att momsredovisningen blir fel. Ett tredje misstag är att skicka en helt ny faktura i stället för en kreditfaktura när den ursprungliga redan är betald, vilket lämnar bokföringen i obalans hos båda parter.
Kreditfaktura och fakturabedrägeri
Kreditfakturor missbrukas ibland i försök till fakturabedrägeri, till exempel genom falska krediteringar som ska lura fram en återbetalning. Kontrollera alltid avsändaren och att beloppen stämmer mot en verklig affärshändelse innan du agerar på en kreditfaktura du inte väntat dig. Känns en faktura, kredit- eller vanlig, fel eller obefogad kan du läsa mer om hur du går tillväga för att bestrida en faktura.
Kreditfaktura på engelska
På engelska heter en kreditfaktura credit note eller credit invoice. Fakturerar du utländska kunder gäller samma princip som på svenska: ett negativt belopp med tydlig referens till originalfakturan, men uppgifterna skrivs på mottagarens språk och beloppen anges i rätt valuta.
Vanliga frågor
Ska man betala en kreditfaktura?
Nej. En kreditfaktura innebär tvärtom att ett belopp dras av från det du tidigare skulle betala, eller att du får pengar tillbaka om den ursprungliga fakturan redan är betald. Har du andra obetalda fakturor hos samma företag kan du i stället kvitta det krediterade beloppet mot dem.
Vad är skillnaden mellan en kreditfaktura och en kreditnota?
Ingen i praktiken, det är samma dokument. Kreditnota var det juridiska begreppet i den gamla mervärdesskattelagen (1994:200), men sedan den nya mervärdesskattelagen (2023:200) trädde i kraft 1 juli 2023 heter det formellt ändringsfaktura. I vardagligt tal används fortfarande kreditfaktura och kreditnota parallellt.
Kan man makulera en faktura i stället för att skicka en kreditfaktura?
Bara om kunden ännu inte har betalat den ursprungliga fakturan. Då kan du makulera den felaktiga fakturan och skicka en ny med rätt uppgifter. Har kunden redan betalat måste du skicka en kreditfaktura, eftersom den ursprungliga betalningen redan skett och behöver korrigeras formellt i bokföringen.
Måste en kreditfaktura ha ett eget fakturanummer?
Ja. Kreditfakturan ska ha ett unikt fakturanummer som skiljer sig från den ursprungliga fakturans, gärna i din vanliga nummerserie. Den ska dessutom innehålla en tydlig referens till fakturanumret och datumet på den faktura som korrigeras, annars går det inte att koppla ihop dokumenten i bokföringen.
Hur bokför jag en kreditfaktura om kunden redan har betalat?
Bokför krediteringen som en minskning av intäkten och justera momsen i samma proportion som på den ursprungliga fakturan. Eftersom kunden redan betalat uppstår i regel en skuld till kunden, som antingen betalas tillbaka eller kvittas mot nästa faktura, i stället för att bokas som en minskad kundfordran.
