Hur fakturerar man som egenföretagare? Komplett guide till krav, verktyg och första fakturan

Att skicka sin första faktura är ett ögonblick där alla små frågor om eget företagande blir konkreta. Vad ska en faktura innehålla? Behöver du F-skatt? Får du fakturera utan företag? Vad händer om kunden inte betalar fakturan? Den här guiden går igenom hur fakturerar man som egenföretagare 2026 — lagkrav, exempelfaktura med kommenterade fält, faktureringsverktyg som Fortnox, Bokio och Spiris, hur du tar betalt rätt som frilansare eller konsult, och vad du gör när någon drar med betalningen. Inga floskler, inga ursäkter, bara det du behöver för att skicka en faktura som faktiskt blir betald.

Vad ska en faktura innehålla — lagkraven i klartext

Det finns lagkrav på fakturan och vad den måste innehålla. Saknas obligatorisk information riskerar du både att kunden inte betalar i tid och att Skatteverket underkänner fakturan vid en momsdeklaration. Kraven på fakturan kommer från momslagen (mervärdesskattelagen) 5 kap. om fakturering och bokföringslagen.

Obligatoriska fält enligt momslagen

En fullständig faktura ska innehålla:

1. Fakturadatum — det datum fakturan utfärdas
2. Fakturanummer — ett unikt löpnummer i en obruten nummerserie (1, 2, 3 …). Du får aldrig hoppa över ett nummer
3. Säljarens namn och adress — företagsnamn eller, för enskild firma, ditt fullständiga namn
4. Säljarens organisationsnummer — för enskild firma är det ditt personnummer
5. Säljarens momsregistreringsnummer — om du är momsregistrerad
6. Köparens namn och adress — säljarens och köparens uppgifter måste alltid finnas med
7. Köparens momsregistreringsnummer — vid omvänd skattskyldighet eller EU-handel
8. Leveransdatum — datum då varorna eller tjänsterna utfördes, om det skiljer från fakturadatumet
9. Beskrivning av varorna eller tjänsterna — varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
10. Pris per enhet exklusive moms
11. Beskattningsunderlag per momssats
12. Tillämpad momssats — 25 %, 12 % eller 6 %
13. Momsbelopp i kronor
14. Totalbelopp att betala — netto plus moms
15. Vid momsbefrielse: hänvisning till bestämmelsen, exempelvis “Moms debiteras ej, omsättning under 80 000 kr”
16. Vid omvänd skattskyldighet: texten “Omvänd skattskyldighet” eller “Reverse charge”

Rekommenderat — och i praktiken förväntat — men inte direkt lagkrav: texten “Godkänd för F-skatt”, betalningsvillkor, dröjsmålsränta, bankgiro/plusgiro/IBAN och förfallodatum.

Är du aktiebolag tillkommer bolagsnamn, organisationsnummer och hemkommun för bolagets säte. För enskild firma räcker ditt eget namn plus personnummer.

Exempelfaktura med kommenterade rader

Så här kan en korrekt faktura från en konsult i enskild firma se ut:

Anna Anderssons Konsulttjänster                  ← säljarens namn (1)
Storgatan 1, 111 22 Stockholm                    ← säljarens adress
Org.nr: 850101-1234                              ← organisationsnummer (personnr för enskild firma)
Momsreg.nr: SE850101123401                       ← momsregistreringsnummer
Godkänd för F-skatt                              ← signal till kunden om F-skattsedel

Faktura #1042                                    ← unikt fakturanummer i obruten serie
Fakturadatum: 2026-05-18                         ← fakturadatum
Förfallodatum: 2026-06-17                        ← 30 dagar netto

Kund AB                                          ← köparens namn
Företagsvägen 10, 112 33 Stockholm               ← köparens adress
Org.nr: 556677-8899                              ← köparens organisationsnummer

Beskrivning            Antal    Á-pris    Belopp
Webbdesign, maj 2026   20 tim   800 kr    16 000 kr   ← beskrivning + mängd + pris

Netto:                                     16 000 kr
Moms 25 %:                                  4 000 kr  ← momssats + momsbelopp
Att betala:                                20 000 kr  ← totalbelopp

Betalningsvillkor: 30 dagar netto.
Dröjsmålsränta: referensränta + 8 %.
Bankgiro: 123-4567.

Det här är inte en design-fråga — det är ett kontrakt. Varje rad har ett juridiskt syfte.

Förenklad faktura under 4 000 kr

Är summan inklusive moms högst 4 000 kr får du använda en förenklad faktura. Den måste fortfarande innehålla fakturadatum, säljarens namn och momsregistreringsnummer, beskrivning av varan eller tjänsten samt momsbeloppet. Men du slipper kravet på köparens namn och vissa specifikationer. Bra för småjobb. Allt över 4 000 kr ska vara en fullständig faktura.

F-skatt, A-skatt eller egenanställning — vägen till att kunna fakturera

Det är inte tillåtet att fakturera helt på egen hand som privatperson. Du behöver antingen ett företag med F-skatt eller en lösning där någon annan fakturerar åt dig. Det finns tre vanliga vägar.

Med F-skatt — du fakturerar själv

Du startar enskild firma (eller aktiebolag) och ansöker om F-skatt hos Skatteverket via verksamt.se. När du är godkänd för F-skatt betalar kunden hela fakturabeloppet till dig, utan att göra skatteavdrag. Du sköter själv egenavgifter, moms och preliminärskatt via skattekontot.

På varje faktura ska det stå “Godkänd för F-skatt” eller “Innehavare av F-skattsedel”. Saknas texten är kunden skyldig att göra ett skatteavdrag på 30 % av beloppet och betala in det till Skatteverket — det betyder att du bara får 70 % utbetalt. Skriv alltid F-skatt-meningen.

Är du osäker på skillnaden mellan skatteformerna har vi en separat guide om F-skatt, A-skatt och FA-skatt.

Utan företag — egenanställning

Vill du inte starta eget? Då blir du egenanställd hos ett egenanställningsföretag (kallas också plattformsföretag eller faktureringsföretag). Skatteverket beskriver det så här: företaget har F-skatt, fakturerar din kund mot en provision, drar arbetsgivaravgifter och skatt, och betalar ut resten som lön till dig.

Vanliga egenanställningsföretag och deras serviceavgift (september 2025):

• Workamo — 3,75 %
• Cansolo — 3,95 %
• Worknode — 3,95 %
• Frilans Finans — 4–6 %
• Dostep — ca 5 %
• Cool Company — 5,98 %

Egenanställning passar dig som vill testa frilanslivet som frilansare utan att registrera ett företag, har ett heltidsjobb och bara tar extra uppdrag vid sidan av, eller behöver fakturera ett enstaka uppdrag. Den administrativa avgiften kallas också serviceavgift och dras direkt från fakturabeloppet. Nackdelarna: du kan inte göra lika många avdrag, du betalar serviceavgift på varje krona och brytpunkten för statlig skatt slår hårdare än utdelning i aktiebolag.

När A-skatt fungerar — bara via egenanställning

Har du bara A-skatt kan du inte fakturera direkt — då måste du gå via ett egenanställningsföretag. Det går inte att först muntligt komma överens om ett uppdrag med en kund och sedan be Cool Company skicka fakturan. Avtalet måste tecknas mellan kunden och egenanställningsföretaget från början.

Moms på fakturan: 25, 12, 6 procent eller ingen alls

Om din omsättning överstiger 80 000 kronor per år är du momsregistrerad och ska alltid fakturera med moms. Under 80 000 kronor i omsättning får du fakturera utan moms — men då skriver du “Moms debiteras ej” på fakturan. Du har också rätt att frivilligt momsregistrera dig under gränsen, vilket kan löna sig om du har stora inköp där du vill dra moms.

Tre momssatser att hålla reda på

• 25 % — standardmoms. Gäller de flesta varor och tjänster, alla konsulttjänster, webbdesign, hantverk, försäljning av prylar
• 12 % — livsmedel, restaurang, hotell, hyra av rum
• 6 % — böcker, tidningar, kollektivtrafik, kulturarrangemang

Säljer du blandat (till exempel hotell + restaurang) ska varje momssats redovisas separat på fakturan.

EU-handel och omvänd skattskyldighet

Säljer du tjänster till företag i andra EU-länder ska du i de flesta fall inte lägga på svensk moms. Istället skriver du “Omvänd skattskyldighet” (reverse charge) på fakturan tillsammans med köparens VAT-nummer. Kunden betalar då momsen i sitt land. För B2C-försäljning till privatpersoner inom EU gäller andra regler — då räcker det ofta med svensk moms upp till tröskelvärdet.

Mer om hur momsen fungerar i praktiken har vi i guiden om moms för enskild firma.

Steg för steg: så skickar du din första faktura

Steg 1 — Skapa fakturan i ett bokföringsprogram

Skippa Word-mallen. Fakturera alltid via ett program som samtidigt bokför fakturan — då slipper du manuell dubbelinmatning, momsen beräknas korrekt och fakturanumret hamnar i rätt serie automatiskt. Bokio, Fortnox, Spiris och Mineko har alla inbyggd fakturering.

Steg 2 — Skicka fakturan

E-post är vanligaste sättet. Bifoga fakturan som PDF och skriv ett kort meddelande: “Hej! Bifogar faktura #1042 för maj månads webbdesign. Förfallodatum 17 juni. Hör av dig vid frågor.” Större företag och myndigheter kräver ofta e-faktura via Peppol-nätverket — kolla med kunden innan första leveransen.

Steg 3 — Bokför och arkivera 7 år

När fakturan är skickad ska den bokföras direkt. Använder du Bokio, Fortnox eller Spiris händer det automatiskt. Du måste enligt bokföringslagen spara fakturor i sju år som bokföringsunderlag — det vill säga räkenskapsåret plus 7 år. Digitala kopior godkänns fullt ut, du behöver inte spara papper.

Hela bokföringsbiten kan kännas främmande i början. I så fall, läs vår guide om bokföring för nybörjare först.

Faktureringsverktyg: Fortnox, Bokio, Spiris och Frilans Finans

Alla seriösa bokföringsprogram har inbyggd fakturering. Här är de fyra du oftast stöter på.

Fortnox

Sveriges största bokföringsprogram för småföretag. Stark fakturering, automatiska påminnelser, e-faktura via Peppol. Lämpar sig bra om du fakturerar mycket varje månad eller vill automatisera flödet. Dyrare än konkurrenterna men ger mycket tillbaka i tid.

Bokio

Gratis grundplan med fakturering inkluderad. Lite enklare gränssnitt än Fortnox och därför populärt bland nya enskilda firmor. Begränsningar i automation och avancerade rapporter.

Spiris (tidigare Visma eEkonomi)

Snygga fakturamallar, bra för dig som vill ha estetisk fakturering ut till kund. Stöd för e-faktura och påminnelser inbyggt. Bra balans mellan användarvänlighet och funktion.

Frilans Finans och andra egenanställningsföretag

Är inte ett bokföringsprogram utan ett företag som fakturerar åt dig. Du loggar in, fyller i kund och belopp, och de skickar fakturan i sitt namn. Du slipper bokföring, moms och egenavgifter helt — men förlorar i avdragsrätt och betalar serviceavgift.

Hur mycket ska du fakturera? Räkna ut timpris eller fast pris

Det här är den fråga som biter de flesta nya egenföretagare. När du ska sätta pris på dina tjänster måste du räkna ut timpris så att timlönen täcker både din månadslön, alla omkostnader och din pension. Tumregeln från Företagarnas faktureringskalkylator: fakturera 1,8 till 2 gånger den nettolön du vill ha kvar. Det är din timtaxa-mall, oavsett om du fakturerar per timme eller per projekt.

Vill du ha 30 000 kr i handen varje månad behöver du fakturera runt 55 000–60 000 kr bara för lönen. Sen tillkommer omkostnader, semesterersättning, tjänstepension och sociala avgifter. För enskild firma försvinner ungefär 50 % i egenavgifter och kommunalskatt innan du ser något i handen. För aktiebolag är det 35–40 % när du räknar arbetsgivaravgifter plus löneskatt.

Det andra som biter: du fakturerar inte alla timmar du jobbar. En heltidsanställd jobbar 1 720–2 000 timmar per år. En soloföretagare hinner fakturera runt 1 000 timmar per år — resten går till säljmöten som inte blir affär, fakturering, bokföring, semester, sjukdom och fortbildning. Sätter du 700 kr per timme blir det 700 000 kr brutto — vilket efter alla kostnader landar nära 30 000 kr i månaden netto.

Timpris eller fast pris? Fast pris fungerar bäst när du kan uppskatta tiden — då slipper kunden gissa och du belönas för att jobba effektivt.

Hela uträkningen och hur du sätter ett pris du kan stå för har vi i guiden om prissättning för småföretagare.

ROT- och RUT-avdrag på fakturan

Säljer du tjänster som kvalificerar för ROT-avdrag (byggjobb, renovering, elinstallation) eller RUT-avdrag (städ, flytt, trädgård, IT-stöd) ska du reducera kundens del på fakturan och begära mellanskillnaden direkt från Skatteverket.

På fakturan ska du:

1. Visa det fulla beloppet inklusive moms
2. Räkna av kundens del av ROT/RUT (50 % för ROT, max 50 000 kr/år; 50 % för RUT, max 75 000 kr/år för personer som fyllt 65)
3. Ange kundens del att betala (totalbelopp minus avdraget)
4. Skriva kundens personnummer och fastighetsbeteckning (för ROT)
5. Ange “Begäran om utbetalning till Skatteverket: X kr”

Du fakturerar alltså kunden för halva summan, kunden betalar dig direkt, och du ansöker själv om resten via Skatteverkets e-tjänst. Pengarna kommer normalt inom 1–2 veckor. Bokio och Fortnox har stöd för ROT/RUT-rader direkt i fakturan.

När kunden inte betalar: påminnelse, inkasso, Kronofogden

Det händer alla egenföretagare förr eller senare. En kund missar förfallodatumet. Här är hanteringen i tre steg.

Steg 1 — Skicka betalningspåminnelse

Skicka en vänlig påminnelse direkt efter förfallodatumet — gärna samma dag. Tonen ska vara saklig, inte ursäktande: “Hej! Faktura #1042 förföll igår och saknas på vårt konto. Kan du kolla och betala fakturan idag?” Du får ta ut en påminnelseavgift på max 60 kronor enligt lag. De flesta kunder betalar vid påminnelse — det är oftast bara glömska och en sen betalning som ramlat bort i högen.

Steg 2 — Skicka inkassokrav

Om kunden inte betalar inom 8–10 dagar efter påminnelsen är det dags för inkasso. Du kan antingen göra det själv (skriva ett formellt krav som följer inkassolagen) eller anlita ett inkassobolag. Anlita ett bolag — det kostar runt 180 kronor i grundarvode plus en procentuell del, och kunden betalar arvodet. Bolagen sköter både kontakten med kunden och eventuella förhandlingar.

Steg 3 — Betalningsföreläggande hos Kronofogden

Sista utvägen är att ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Det kostar 300 kronor (som du får tillbaka om du vinner) och ger dig en exekutionstitel — ett beslut som tvingar kunden att betala. Kronofogden kan sedan utmäta kundens tillgångar.

Dröjsmålsränta har du rätt till från och med dagen efter förfallodatum: enligt räntelagen blir det referensränta + 8 procentenheter. Skriv det på fakturan från början — då skapar du juridisk grund redan från start, och de flesta kunder prioriterar att betala dig framför andra leverantörer.

Vanliga fakturatyper du kommer stöta på

• Fullständig faktura — det normala. Alla obligatoriska fält enligt momslagen
• Förenklad faktura — för belopp upp till 4 000 kr inklusive moms
• Kreditfaktura — när du behöver rätta till en tidigare faktura (fel belopp, fel vara). Skapar ett negativt belopp som “nollar ut” originalet
• A conto-faktura — delbetalning innan ett stort projekt är klart. Vanligt vid långa hantverkarjobb
• Proformafaktura — formellt dokument som beskriver innehållet i ett paket, vanligt vid export. Inte juridiskt bindande som betalningskrav
• E-faktura — elektronisk faktura som landar direkt i kundens ekonomisystem. Standard via Peppol-nätverket. Krav från myndigheter och de flesta stora bolag
• Självfaktura — kunden skapar fakturan åt sig själv i säljarens namn. Praktiskt om du konsultar löpande för samma stora kund

Vanliga misstag att undvika

• Hoppa över fakturanummer i serien. Du måste ha en obruten löpnummerserie. Hoppar du över ett nummer riskerar du anmärkning vid revision
• Glömma “Godkänd för F-skatt”. Då gör kunden skatteavdrag på 30 % — du får bara 70 %
• Sätta fel momssats. Bokio och Fortnox hjälper dig, men dubbelkolla alltid
• Tro att egenanställning är skattefritt. Det är det inte — sociala avgifter och skatt dras innan utbetalning
• Inte skicka fakturan samma dag som jobbet är klart. Ju senare faktura, desto senare betalning
• Sluta fakturera tjänster “för en kompis”. Antingen är det jobb och då fakturerar du, eller så är det inte
• Glömma bort fakturor som blivit obetalda. Skicka påminnelse direkt nästa dag

Att fakturera korrekt är inte särskilt svårt — det är bara nytt. Använd ett bokföringsprogram, skriv “Godkänd för F-skatt” på varje faktura, håll koll på de 16 obligatoriska fälten och vänj dig vid att skicka påminnelser utan dåligt samvete. Pengarna kommer snabbare när rutinen sitter, och då blir det också enklare att fokusera på det du faktiskt är bra på.