Aktiebok mall i korthet
En aktiebok är en förteckning över samtliga aktier i ett aktiebolag och vilka som äger dem. Det är det dokument som juridiskt styrker vem som är aktieägare, hur många aktier varje ägare har och hur ägandet har förändrats över tid. Längre ner hittar du en gratis mall att ladda ner, samt en genomgång av vad aktieboken enligt aktiebolagslagen måste innehålla.
Vad ska en aktiebok innehålla?
Aktiebolagslagens femte kapitel styr vad som ska stå i aktieboken. Varje post ska innehålla:
- Aktieägarnas namn och personnummer eller organisationsnummer.
- Postadress till varje aktieägare.
- Aktienummer i nummerföljd, så att varje enskild akties historik går att spåra.
- Antal aktier som varje ägare har, och vilket aktieslag aktierna tillhör om bolaget har flera slag.
- Datum för varje transaktion, till exempel när aktier har bytt ägare.
- Eventuella förbehåll som är knutna till aktierna, exempelvis samtyckes-, hembuds- eller förköpsförbehåll.
Har bolaget gett ut fysiska aktiebrev ska det även framgå av aktieboken om ett aktiebrev är utfärdat för respektive akties nummer.
Ladda ner gratis mall för aktiebok – all information du behöver
En aktiebok behöver inte vara mer komplicerad än ett kalkylblad. En enkel mall i Word eller Excel med kolumner för namn, personnummer eller organisationsnummer, postadress, aktienummer, antal aktier, aktieslag och datum täcker lagens krav. Fyll i en ny rad varje gång ägandet ändras, till exempel vid försäljning av aktier eller när nya aktier ges ut, så att aktieboken alltid speglar det aktuella ägandet korrekt.
Aktieboken kan föras på papper eller digitalt, lagen ställer inget krav på format. Många väljer en digital mall eftersom det gör det enklare att uppdatera och söka i registret, men kravet är detsamma oavsett: aktieboken ska föras betryggande och hållas tillgänglig hos bolaget.
Måste alla aktiebolag ha en aktiebok, och vem ansvarar för den?
Ja. Varje aktiebolag i Sverige måste ha en aktiebok, oavsett bolagets storlek eller om det bedriver aktiv verksamhet. Det är styrelsen i bolaget som ansvarar för att aktieboken upprättas och förs korrekt, och för att informationen i den uppdateras varje gång en ändring i ägandet sker. Ansvaret gäller oavsett om bolaget har en anställd som sköter det löpande arbetet eller om en styrelseledamot gör det själv.
Undantaget är avstämningsbolag, till exempel börsnoterade aktiebolag. Där förs aktieboken inte av styrelsen utan av Euroclear Sweden, som registrerar aktieägarnas innehav elektroniskt i ett avstämningsregister istället.
Så upprättas aktieboken när du ska starta aktiebolag
Aktieboken ska upprättas så snart samtliga stiftare har undertecknat stiftelseurkunden, alltså redan innan bolaget registreras hos Bolagsverket. Går du igenom starta aktiebolag ser du att aktieboken är ett av de första dokumenten som ska finnas på plats, före själva registreringen.
Till skillnad från flera andra skyldigheter mot Bolagsverket, som årsredovisningen, ska aktieboken aldrig skickas in. Den ska bara kunna visas upp vid en förfrågan.
Frågor om aktieboken: vem i bolaget har rätt att se den?
Aktieboken ska hållas tillgänglig hos bolaget, och varje aktieägare har rätt att ta del av den. I många aktiebolag kan även andra, till exempel en bank eller en tänkbar köpare vid ett företagsförvärv, begära ut information ur aktieboken för att kontrollera det aktuella ägandet innan en affär genomförs.
Hur länge ska aktieboken bevaras?
Aktieboken ska bevaras i minst tio år efter att aktiebolaget har upphört, till exempel genom likvidation. Det gäller även om bolaget bytt ägare flera gånger under sin livstid, eftersom aktieboken är den enda samlade källan till bolagets hela ägarhistorik. Byter bolaget ägare helt, exempelvis vid köp av ett aktiebolag, följer aktieboken med och ska genast uppdateras med den nya ägarens uppgifter.
Aktieboken ska inte förväxlas med registret över verklig huvudman, som är ett separat register hos Bolagsverket. Aktieboken visar vem som formellt äger aktierna, medan registret över verklig huvudman visar vem som i praktiken kontrollerar bolaget, vilket inte alltid är samma person.
Vanliga frågor
Måste ett aktiebolag ha en aktiebok?
Ja. Alla aktiebolag är skyldiga enligt aktiebolagslagen att upprätta och föra en aktiebok, oavsett bolagets storlek. Det gäller från det att stiftelseurkunden är undertecknad, alltså redan innan bolaget registreras hos Bolagsverket.
Ska aktieboken skickas in till Bolagsverket?
Nej. Till skillnad från till exempel årsredovisningen ska aktieboken inte lämnas in till Bolagsverket. Den förs och förvaras hos bolaget själv, men ska kunna visas upp om en aktieägare eller myndighet begär ut den.
Kan aktieboken föras digitalt istället för på papper?
Ja, aktiebolagslagen ställer inga krav på format. Många mindre aktiebolag använder en mall i Word eller Excel, medan andra använder digitala tjänster för aktiebokshantering. Kravet är att den förs betryggande, hålls uppdaterad och är tillgänglig hos bolaget.
Vem för aktieboken i ett börsnoterat aktiebolag?
I avstämningsbolag, som börsnoterade aktiebolag, förs aktieboken inte av styrelsen själv utan av Euroclear Sweden. Aktieägarnas innehav registreras då elektroniskt i ett avstämningsregister istället för i en traditionell aktiebok.
