Hur länge måste man spara bokföring? Sjuårsregeln och nya regler 2024

Svaret är sju år, men det är inte hela sanningen. Beräkningen är mer exakt än de flesta tror, begreppet räkenskapsinformation är bredare än ett arkivskåp med pärmar, och sedan 1 juli 2024 gäller nya regler om digital bokföring som förenklar vardag för de flesta företag. Här reder vi ut vad lagen faktiskt kräver.

Hur länge måste bokföring sparas? Sjuårsregeln i bokföringslagen

Bokföringslagen (1999:1078) är tydlig: all räkenskapsinformation ska sparas i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Bestämmelser om hur lång tid bokföringen måste sparas finns i 7 kap. bokföringslagen.

Räkna rätt: sju år räknas från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, inte från enskilda verifikationers datum och inte från räkenskapsårets start.

Det innebär alltid att sjuårsperioden börjar ticka från en 31 december.

Kalenderårsbundet räkenskapsår (1 jan–31 dec):

• Räkenskapsår 2024 avslutas 31 december 2024
• Sju år räknas från utgången av kalenderåret 2024
• Räkenskapsinformation ska sparas till och med 31 december 2031
• Du får kassera den tidigast 1 januari 2032

Brutet räkenskapsår (t.ex. 1 juli–30 juni):

• Räkenskapsår 2023/2024 avslutas 30 juni 2024
• Kalenderår då räkenskapsåret avslutades: 2024
• Räkenskapsinformation sparas i 7 år efter det kalenderåret, till utgången av 2031
• Effektivt innebär det 7 år och 6 månader från räkenskapsårets slut

Räkenskapsinformation måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det är grundregeln som gäller alla bokföringsskyldiga.

Vad räknas som räkenskapsinformation?

All räkenskapsinformation ska sparas, och begreppet är bredare än de flesta tror. Det täcker allt material som behövs för att förstå och följa ett företags affärshändelser och ekonomi:

• Verifikationer, fakturor och kvitton, kontoutdrag, lönespecifikationer
• Grundbok, kronologisk förteckning över alla affärshändelser
• Huvudbok, kontovis sammanställning av affärshändelserna
• Årsredovisning eller förenklat årsbokslut
• Systemdokumentation, manualer och behandlingshistorik för bokföringsprogram
• Inventeringslistor och lagerrapporter
• Avtal och underlag kopplade till bokförda transaktioner (leverantörsavtal, hyreskontrakt)
• Beslutsprotokoll, pantbrev och skuldebrev med direkt koppling till ekonomin

Tumregeln: om ett dokument behövs för att härleda, kontrollera eller förstå en bokföringspost ska det sparas i sju år. Räkenskapsinformation sparas i sju år, vid osäkerhet, spara.

Bokföringsnämnden (BFN) har utfärdat vägledningar om vad räkenskapsinformation är och hur den ska sparas. Mer information om räkenskapsinformationens innehåll finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning Bokföring.

Digital bokföring: nya regler från 1 juli 2024

Från och med 1 juli 2024 ändrades bokföringslagen på en avgörande punkt: digital lagring är fullt likvärdigt med pappersoriginal och räkenskapsinformation sparas antingen digitalt eller i pappersform, du väljer.

Tidigare gällde i praktiken att pappersoriginal måste sparas i tre år även efter digitalisering. Det kravet är borta. Från och med 1 juli 2024 behöver du inte längre spara papperskvitton och pappersfakturor efter att du digitaliserat materialet. Du kan till exempel kasta ett papperskvitto när du skannat in det i ditt bokföringsprogram och sett till att informationen inte kan förändras eller försvinner.

Reglerna gäller retroaktivt. Material som digitaliserades före 1 juli 2024 kan behandlas på samma sätt, du får alltså kasta kvitton, fakturor och andra handlingar som du digitaliserat före 1 juli.

Vad krävs för att skriva ut eller kasta pappersmaterial?

Enligt bokföringslagen (7 kap. 6 §) får en pappershandling förstöras (får förstöras) bara om överföringen av räkenskapsinformationen, med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter, inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.

I praktiken innebär det:

• Alla uppgifter måste vara läsbara och fullständiga i den elektroniska formen
• Filformat måste vara läsbara under hela sjuårsperioden (PDF/A är idealiskt)
• Systemdokumentation ska beskriva de tekniska metoder som används
• Säkerhetskopior behövs för att garantera tillgången

Elektroniska fakturor sparas i elektronisk form. Den elektroniska fakturan får skrivas ut (överföras) och sparas i pappersform om utskriften inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner, men det är inte nödvändigt.

Om företaget tar emot ett kvitto i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form det ska sparas.

Digital form och elektronisk form: praktiska fall

Räkenskapsinformation sparas i dag nästan alltid i någon form av elektronisk form. Här är de vanligaste fallen:

Fakturor skapade elektroniskt i bokföringsprogram: Företaget måste ta ställning till vilken form och vilket format som är presentationsformen i bokföringen. Om fakturan skapas och presenteras elektroniskt i bokföringsprogrammet ska den sparas digitalt i det format den fick när informationen sammanställdes.

Papperskvitto som skannas in: Papperskvittot får kastas om skanningen (överföringen) inte innebär risk för att uppgifterna förändras eller försvinner. Digital form av kvittot sparas sedan i minst sju år.

Anställdas utlägg: Ett kvitto som en anställd tar emot för ett inköp gjort för företagets räkning är företagets verifikation. Om kvittot är digitalt sparas det i det elektroniska format det hade när det togs emot av den anställde.

Elektronisk faktura (e-faktura): Den elektroniska fakturan behöver inte skrivas ut. Fakturor och kvitton sparas digitalt i minst sju år.

Bokföringsprogram som Fortnox, Visma, Bokio och SpeedLedger hanterar digital arkivering automatiskt och säkerställer att räkenskapsinformation sparas korrekt under hela arkiveringstiden. Hur du sedan bokför korrekt löpande beskrivs utförligt i guiden till löpande bokföring.

Ansvar för arkivering

Ansvaret för arkivering av bokföring ligger alltid hos den bokföringsskyldige, inte redovisningsbyrån, inte revisorn. En utförlig genomgång av vad bokföring innebär för den som precis startat finns i artikeln bokföring för nybörjare.

Enskild firma: I en enskild firma är du som ägare personligt ansvarig för arkiveringen. Det gäller även om du anlitar en redovisningsbyrå som sköter bokföringen, du är ansvarig för arkiveringen och bär det yttersta ansvaret. Avvecklar du din enskilda firma är du ändå ansvarig för att räkenskaperna sparas i minst sju år framöver.

Aktiebolag: I ett aktiebolag är bolaget en juridisk person separat från dig som ägare. Styrelse och VD bär det yttersta ansvaret för att bolaget uppfyller arkiveringskraven. Om en anställd eller extern byrå sköter bokföringen bär den personen det direkta operativa ansvaret, men styrelsen kan alltid hållas ansvarig om hanteringen inte går rätt till.

Extern redovisningsbyrå: Anlitar du en byrå hanterar de det operativa, men du behåller slutansvaret. Byt du byrå, kräv att du får med dig all räkenskapsinformation. Mer information om vem som är ansvarig för arkiveringen vid överlåtelse eller upphörande av företag finns i kapitel 8 i BFN:s vägledning Bokföring.

Löpande bokföringen och ordnat skick

Bokföringsskyldigheten innebär att du löpande bokför alla affärshändelser i grundbok och huvudbok och arkiverar räkenskapsinformationen i ordnat skick och på betryggande sätt. In- och utbetalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag, övriga affärshändelser så snart som möjligt.

Räkenskapsinformation ska sparas i Sverige, i ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt. Det innebär att informationen inte får riskera att förändras eller förstöras. Lättåtkomligt är ett krav, Skatteverket ska snabbt kunna få åtkomst vid en granskning.

Kalenderår då räkenskapsåret avslutades är styrande för beräkningen. Räkenskapsinformation ska sparas i 7 år efter det kalenderåret, missa inte den exakta formuleringen.

FAQ: arkivering av bokföring

Hur länge måste man spara bokföring? All räkenskapsinformation ska sparas i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Räkenskapsårets slut styr beräkningen.

Kan man spara kvitton och fakturor digitalt? Ja. Från 1 juli 2024 är digital form fullt likvärdigt. Du kan skanna in kvitton och fakturor och kasta pappersoriginalet direkt, förutsatt att den digitala kopian är komplett och inte kan förändras eller försvinner.

Vad är skillnaden på 7 år och sju år i bokföringslagen? Ingen, 7 år och sju år är samma krav. Räkenskapsinformation sparas i minst 7 år räknat från räkenskapsårets slut (mer exakt: från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades).

Gäller sjuårsregeln enskild firma? Ja, sjuårsregeln gäller alla bokföringsskyldiga: enskild firma, aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar. Ansvaret för arkiveringen och vem som är ansvarig skiljer sig beroende på bolagsform.

Vad är ett förenklat årsbokslut? Enskilda firmor med en årsomsättning som normalt understiger 3 miljoner kronor kan upprätta ett förenklat årsbokslut i stället för en fullständig årsredovisning. Det förenklade bokslutet räknas som räkenskapsinformation och sparas i minst sju år.

Kan bokföringen förvaras utomlands? Bokföringssystem och räkenskapsinformation i elektronisk form får under vissa förutsättningar förvaras utanför Sverige. Kravet är att Skatteverket kan ges omedelbar elektronisk åtkomst under hela arkiveringstiden och att lagringsplatsen anmälts. Verifikationer i pappersform får bara tillfälligt föras ut ur Sverige.