Bokföra påminnelseavgift gör du på olika konton beroende på vilket håll pengarna går. En påminnelseavgift från en leverantör är en kostnad som brukar bokföras i debet på konto 6990 Övriga externa kostnader. En påminnelseavgift som din kund betalar till dig är en intäkt, till exempel på konto 3590 Övriga fakturerade kostnader. Avgiften är momsfri åt båda hållen och får vara högst 60 kr.
Nedan finns konton, konteringsexempel för både leverantörsfaktura och kundfaktura, och hur dröjsmålsräntan bokförs separat.
Vilket konto används när du ska bokföra påminnelseavgift?
BAS-kontoplanen har inget eget konto för påminnelseavgifter, så du väljer det konto som passar bäst. Det här är de vanligaste valen i bokföringen:
| Händelse | Konto | Sida |
|---|---|---|
| Påminnelseavgift du betalar till en leverantör | 6990 Övriga externa kostnader (ibland 6991) | Debet |
| Påminnelseavgift kunden betalar till dig | 3590 Övriga fakturerade kostnader (eller 3591 Förseningsavgifter ej moms) | Kredit |
| Dröjsmålsränta du betalar | 8422 Dröjsmålsräntor för leverantörsskulder | Debet |
| Dröjsmålsränta kunden betalar | 8313 Ränteintäkter från kortfristiga fordringar | Kredit |
Själva betalningspåminnelsen är ingen ny affärshändelse om originalfakturan redan är bokförd. Det är avgiften och en eventuell ränta som bokförs, med påminnelsefakturan som verifikation. Är du osäker på hur debet och kredit hänger ihop finns grunderna i vår guide om dubbel bokföring och hur du konterar.
Exempel: bokföra påminnelseavgift på leverantörsfaktura
Har du missat att betala fakturan i tid får du ofta en påminnelsefaktura där leverantören lagt på en avgift. Avgiften betalas tillsammans med den ursprungliga leverantörsskulden, och påminnelseavgifter från leverantörer bokförs som en kostnad.
Exempel: Ditt företag har köpt verktyg för 50 000 kr på faktura. Originalfakturan är redan bokförd på konto 2440 Leverantörsskulder enligt faktureringsmetoden. En vecka efter förfallodagen kommer en påminnelse med 60 kronor i avgift, och du betalar 50 060 kr från företagskontot.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 2440 Leverantörsskulder | 50 000 kr | |
| 6990 Övriga externa kostnader | 60 kr | |
| 1930 Företagskonto | 50 060 kr |
Kostnaden för verktygen bokfördes redan med originalfakturan, så här är det bara skulden som regleras och avgiften som läggs till. Ingen ingående moms dras av på de 60 kronorna.
Exempel: bokföra påminnelseavgift på kundfaktura
När kunden är sen kan du skicka en påminnelsefaktura med en avgift, om ni avtalat det i förväg. Eftersom det aldrig är säkert att kunden betalar avgiften väljer många att bokföra den först när pengarna kommer in, i samma verifikation som betalningen.
Exempel: Du har en kundfaktura på 10 000 kr inklusive moms, bokförd på 1510 Kundfordringar. Kunden betalar för sent, du skickar en påminnelse med avgift på 60 kr och kunden betalar 10 060 kr.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Företagskonto | 10 060 kr | |
| 1510 Kundfordringar | 10 000 kr | |
| 3590 Övriga fakturerade kostnader | 60 kr |
Momsen på originalfakturan bokfördes redan när du fakturerade, så den rörs inte. Avgiften bokförs utan moms.
Vill du hellre bokföra fordran direkt när påminnelsen skickas debiterar du 1510 Kundfordringar med 60 kr och krediterar intäktskontot med 60 kr. När kunden betalar flyttas beloppet från kundfordringar till 1930. Vilket sätt som passar beror på om du använder fakturerings- eller kontantmetoden i din löpande bokföring.
Är det moms på påminnelseavgiften?
Nej. En påminnelseavgift är ingen betalning för en vara eller tjänst utan en ersättning för kostnaden att få betalt, och därför ligger den utanför momsen. Det gäller både när du tar ut en avgift och när du betalar en.
Avgiften du fakturerat ska ändå redovisas i ruta 42, Övrig försäljning m.m., i momsdeklarationen. Se därför till att intäktskontot har rätt momskod i bokföringsprogrammet. Hur rutorna i deklarationen fungerar går vi igenom i guiden om momsdeklaration för enskild firma.
Hur bokförs dröjsmålsränta på en försenad faktura?
Dröjsmålsränta är en egen sak och ska hållas isär från påminnelseavgiften. Påminnelseavgiften är en fast avgift, medan dröjsmålsräntan räknas på det försenade beloppet per dag. Har ni inte avtalat något annat är räntan enligt räntelagen Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter, räknat från förfallodagen.
Räntan bokförs bland de finansiella posterna. Får du en räntefaktura från en leverantör på 370 kr bokförs dröjsmålsräntan i debet på 8422 och betalningen i kredit på bankkontot. Dröjsmålsräntan du fakturerar en kund bokförs som ränteintäkt på 8313.
Vad får du ta ut i påminnelseavgift?
Reglerna finns i lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m. Det viktigaste:
- Avtalat i förväg. Kunden behöver bara betala om ni kom överens om avgiften senast när skulden uppstod, till exempel i köpvillkoren. Att skriva det först i påminnelsen räcker inte.
- Högst 60 kronor. Taket gäller en eller flera skriftliga påminnelser för samma fordran. Avtal om högre belopp är ogiltiga.
- En avgift per fordran. Du kan inte ta ut 60 kr för varje ny påminnelse på samma faktura.
Har kunden bestridit fakturan ska du inte skicka påminnelser med avgift innan tvisten är löst.
Vanliga frågor om försenade betalningar
Förseningsersättning mellan företag
Sedan mars 2013 har du rätt till en förseningsersättning på 450 kr när kunden är ett företag eller en myndighet och du har rätt till dröjsmålsränta. Påminnelse- och inkassoavgifter får då bara tas ut till den del de tillsammans blir mer än 450 kr. I praktiken tar du alltså ut förseningsersättningen i stället för påminnelseavgiften, och den bokförs på samma sätt som en momsfri intäkt.
Inkassokrav och amorteringsplan
Betalar kunden inte efter påminnelsen kan du skicka ett inkassokrav med en avgift på upp till 180 kronor. Görs en amorteringsplan får du ta ut 170 kronor. Båda avgifterna är, precis som påminnelseavgiften, ersättning för kostnader och bokförs utan moms.
Vanliga misstag i bokföringen
- Moms läggs på avgiften, eller ingående moms dras av på en leverantörs avgift.
- Dröjsmålsräntan bokförs på samma konto som avgiften i stället för bland de finansiella posterna.
- Påminnelsefakturan bokförs som en ny försäljning, så att intäkten och momsen räknas två gånger.
- Avgiften tas ut utan att den fanns i avtalet eller villkoren från början.
Om kunden aldrig betalar avgiften
Har du bokfört fordran på 60 kr när påminnelsen skickades och kunden bara betalar originalbeloppet står avgiften kvar som kundfordran. Bestämmer du dig för att inte driva in den vänder du bokföringen, så att kundfordringar och intäkten minskar med samma belopp. Det är ett skäl till att många bara bokför avgiften när kunden betalar.
Vanliga frågor
Vilket konto används för påminnelseavgift från en leverantör?
Vanligast är 6990 Övriga externa kostnader i debet. BAS-kontoplanen har inget eget konto för påminnelseavgifter, så vissa använder i stället 6991. Avgiften bokförs utan moms.
Vilket konto används när kunden betalar min påminnelseavgift?
En intäkt i kontogrupp 35, till exempel 3590 Övriga fakturerade kostnader. En del bokföringsprogram har ett eget underkonto som 3591 Förseningsavgifter ej moms.
Ska man lägga moms på en påminnelseavgift?
Nej. Påminnelseavgiften är en ersättning för kostnaden att få betalt, inte betalning för en vara eller tjänst, och ligger därför utanför momsen. Du får heller inte dra av någon ingående moms när du betalar en leverantörs avgift.
Hur hög får påminnelseavgiften vara?
Högst 60 kronor per skriftlig betalningspåminnelse, och bara om avgiften var avtalad senast när skulden uppstod. Avtal om högre belopp är ogiltiga.
Ska själva påminnelsen bokföras?
Nej, inte om originalfakturan redan är bokförd. Det är originalfakturan som är affärshändelsen. Avgifter och dröjsmålsränta som påminnelsen lägger till bokförs däremot, med påminnelsen som verifikation.
